ASSISTANTE ADMINISTRATIVE POLYVALENTE H-F

Nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) administratif(ve) polyvalent H/F. L’entreprise intervient principalement sur des travaux de réfection, réparation et maintenance, avec une forte exigence de technicité.Les chantiers sont réalisés essentiellement à l’échelle régionale. L’activité est organisée autour de 3 pôles de travaux :

• Travaux traditionnels,
• Chantiers techniques complexes,
• Entretien, réparation et recherche de fuites (contrats d’entretien)

MISSIONS PRINCIPALES
Véritable centre névralgique administratif de l’entreprise, l’Assistant(e) Administratif(ve) assure la gestion de l’accueil :

• En lien avec l’ensemble des services internes (fonctions supports, fonctions techniques : conducteurs de travaux, chefs d’équipes),
• En lien avec les personnes extérieures (prospects, clients, fournisseurs, prestataires, partenaires…).

Elle agit comme un «aiguilleur» des demandes internes et externes, en orientant efficacement les sollicitations vers les différents pôles de l’entreprise.

Accueil et gestion des demandes

• Accueil physique des clients, fournisseurs et partenaires
• Gestion du standard téléphonique :
  • réguler les appels : comprendre la nature de la demande ;
  • Orienter la demande vers le bon service interne ;
  • donner une réponse négative lorsque la demande n’entre pas dans le champ d’expertise et d’intervention de l’entreprise ;
  • dans certains cas, réorienter la demande en externe.
• Qualification des demandes entrantes
• Orientation des prospects et clients vers les services ou pôles concernés

Accueil commercial

• Prise de RdV avec Clients et prospects
• Création fichiers Client, Affaire Site, Pré devis et mise à jour
• Création du dossier informatique sur le serveur (Affaire LSE)

Coordination administrative

• Suivi des demandes administratives internes
• Classement des comptes rendus
• Transmission des informations entre les services
• Participation à l’organisation administrative de l’entreprise
• Rassembler et vérifier les pièces administratives des sous-traitants
• Tri courrier postal

Participer à la gestion administrative commerciale

• Créer et établir des pré-devis ;
• Créer et gérer la base de données prospects ;
• Créer et gérer la base de données clients ;
• Mettre à jour le CRM.